Xếp ca cho đội kho và giao nhận: gọn, công bằng, đúng lương

Một anh tổ trưởng kho ngoại quan ở Bình Dương kể tuần của anh bắt đầu từ tối Chủ nhật, nằm trên giường tính nhẩm. Tuần rồi ai nghỉ ốm. Ai đang được nợ một ngày nghỉ. Hai đứa nào không xếp chung ca được vì hay cãi nhau. Sáng thứ Hai anh có bảng ca trên Google Sheet. Chiều thứ Ba nó đã sai rồi.

Phần lớn đội vận hành đều vậy. Bảng ca chính là vận hành, mà nó nằm trong đầu một người, file Excel chỉ là bản lưu.

Dựng từ sản lượng, đừng dựng từ số người

Cách hay làm là lấy số người đang có rồi rải đều ra các ngày. Nhưng sản lượng không đều. Chiều thứ Năm ở cái kho đó chạy gấp đôi sáng thứ Ba, tuần nào cũng vậy, suốt hai năm nay.

Kéo số liệu thật của tám tới mười hai tuần gần nhất. Số lô booking mỗi ngày, số container dự kiến, số điểm giao mỗi tuyến, mấy mốc cut-off không được lỡ. Xem theo ngày và theo giờ. Đa số đội sẽ thấy hai ba đợt cao điểm mà lâu nay vẫn coi như chuyện bất ngờ. Nhìn ra được đường cong rồi thì xếp ca hết là chuyện thương lượng, nó thành bài toán cộng trừ.

Viết quy tắc ra giấy trước khi xếp

Đơn vị nào cũng có mấy quy tắc chỉ nằm trong đầu tổ trưởng. Đưa hết lên một trang giấy để bảng ca có cái mà đối chiếu.

• Nghỉ tối thiểu bao nhiêu tiếng giữa hai ca, và ai được duyệt ngoại lệ
• Một người tối đa mấy ca đêm liên tiếp
• Mỗi ca phải có bao nhiêu người có chứng chỉ xe nâng hoặc hàng nguy hiểm, ghi rõ tên
• Ai được tăng ca và trần giờ mỗi tháng là bao nhiêu
• Ca cuối tuần với ngày lễ chia luân phiên kiểu gì

Trang giấy đó cũng là ranh giới tuân thủ của bạn. Viết ra rồi thì một câu hỏi về luật lao động thành mục kiểm tra. Để trong đầu ai đó thì nó thành cuộc cãi nhau sau khi chuyện đã rồi.

Công bố sớm, đổi ít

Với công nhân theo ca, biết trước lịch là thứ giữ người rẻ nhất, mình nghĩ còn ăn đứt tăng lương, dù chỗ này có thể mình nói hơi quá. Công bố bảng ca trước một tuần không tốn gì. Coi mọi thay đổi là ngoại lệ phải có lý do cũng không tốn gì. Cả hai đều làm số ca bị bỏ giảm thấy rõ.

Khi buộc phải đổi thật, đổi ở đúng chỗ đã công bố bảng gốc. Đổi mà chỉ báo trong nhóm Zalo thì nửa ca sẽ không biết.

Đối chiếu với dữ liệu chấm công

Bảng ca không ai đem đối chiếu với dữ liệu vào ca thực tế thì chỉ là kế hoạch, chưa phải hồ sơ. Giá trị nằm ở khoảng chênh. Ai hay vào trễ. Ca nào cũng kéo quá bốn mươi phút. Chỗ nào tăng ca là do cách bố trí chứ không phải do phát sinh.

Khi giờ theo ca, chấm công và duyệt tăng ca nằm chung một hồ sơ, chuẩn bị bảng lương thôi là đợt đối soát cuối tháng. Thực tế thì riêng mối nối đó đáng giá hơn mọi tính năng xếp lịch.

Sau một quý

Bạn sẽ biết là nó chạy khi bảng ca ra đúng giờ mỗi tuần mà không ai phải nhắc, khi dưới một phần mười số ca bị đổi sau công bố, và khi làm lương mất một buổi chiều thay vì ba ngày. Không cần hệ thống to tát gì. Cần đường cong sản lượng, một trang quy tắc, và một chỗ mà bảng ca với bảng công khớp nhau.

TalentOne giữ bảng ca, dữ liệu chấm công và phê duyệt tăng ca trên cùng một hồ sơ, đúng cái phần mà đội nào rồi cũng phải tự dựng lại bằng Excel. Muốn xem nó chạy ra sao với ca kíp bên bạn thì nhắn tụi mình.