Từ booking đến bảng lương: nối dữ liệu vận hành với dữ liệu nhân sự

Forwarder qua mốc ba mươi bốn mươi người thường có hai thế giới song song. Vận hành sống trong file booking và hộp mail khách. Nhân sự sống trong thư mục hợp đồng và file lương. Bên nào cũng giữ gìn cẩn thận. Và không bên nào trả lời được câu hỏi bắc ngang qua giữa hai bên.

Câu hỏi làm lộ ra chuyện đó cũng bình thường thôi. Tháng rồi chạy hết sản lượng đó tốn bao nhiêu tiền nhân công? Trả lời được thì mất của ai đó trọn một ngày ngồi copy với dò. Nên rốt cuộc không ai hỏi.

Một định danh cho mỗi người, ở mọi nơi

Mối nối đầu tiên rất chán. Mỗi người một mã, dùng chung cho bảng ca, dữ liệu chấm công, hệ thống vận hành và bảng lương. Không phải một cái tên được bốn người gõ theo bốn kiểu hơi khác nhau.

Nó mở khóa cho mọi thứ còn lại, và cũng là phần hay bị bỏ nhất, vì nó cần một đợt dọn dữ liệu buồn tẻ chứ không cần một cái đơn mua hàng.

Thống nhất trung tâm chi phí một lần

Vận hành nghĩ theo khách, theo tuyến, theo chi nhánh. Kế toán nghĩ theo trung tâm chi phí. Hai cấu trúc đó không ánh xạ được sang nhau thì mọi việc phân bổ thành cuộc thương lượng vào đúng ngày cuối tháng.

Thống nhất bảng ánh xạ một lần, viết ra, áp vào cả hai hệ thống. Mở chi nhánh mới hay có khách lớn thì cập nhật cả hai trong cùng ngày. Câu vừa rồi nghe hiển nhiên, mà đó đúng là chỗ ai cũng quên.

Ba điểm bàn giao nên xử trước

• Bảng ca sang chấm công. Giờ kế hoạch và giờ thực tế nằm trong một phép so, không phải hai file xuất ra rồi ngồi dò bằng mắt.
• Chấm công sang lương. Giờ đã duyệt, tăng ca, phụ cấp đi tiếp mà không phải gõ lại.
• Nhân sự sang kế hoạch vận hành. Tuần tới thật sự có ai đi làm, tính luôn mấy đơn nghỉ đã duyệt.

Phần lớn nỗi khổ cuối tháng ở doanh nghiệp logistics đang lớn nằm ở đúng ba chỗ đó. Xử được chúng có ý nghĩa hơn bất kỳ dòng tính năng nào trên bảng so sánh.

Được gì

Chi phí nhân công trên mỗi lô thành con số liếc qua mỗi tháng thay vì một dự án nhỏ. Tăng ca nhìn thấy lúc đang diễn ra chứ không phải sau khi đã trả tiền. Thắc mắc về lương trả lời bằng dữ liệu thay vì bằng trí nhớ. Và mở thêm chi nhánh thôi đồng nghĩa với thêm một file Excel.

Không cần thay hết cùng lúc. Bắt đầu từ một định danh cho mỗi người và phép so bảng ca với chấm công. Riêng hai cái đó thường rút ngắn kỳ chốt sổ nhiều hơn ba tính năng tiếp theo mà ai cũng đang đòi.

TalentOne dựng quanh đúng cái hồ sơ chung đó, nên bảng ca, chấm công và khâu chuẩn bị lương đều đọc ra cùng một con người. Muốn xem kỳ chốt sổ bên bạn chạy trên đó ra sao thì gửi tụi mình dữ liệu một tháng, tụi mình mở cho xem.