Quản lý lao động thời vụ và thuê ngoài trong logistics

Không ai bị bất ngờ vì mùa cao điểm. Tết, đợt xuất hàng trước Giáng sinh, một khách lớn vừa go-live. Ai cũng biết đại khái khi nào hàng dồn về. Cái làm các đội trở tay không kịp là đống giấy tờ và khoản chi đi kèm năm mươi con người mà sáu tuần nữa là không còn ai.

Chốt tỷ lệ trước, đừng chốt trong lúc chạy

Có ba cách phủ cao điểm. Tăng ca từ đội đang có. Tuyển thời vụ trực tiếp. Thuê nguyên đội từ nhà cung cấp lao động. Mỗi cách một mức chi phí, mỗi cách một kiểu rủi ro.

Tăng ca sắp xếp nhanh nhất, đắt nhất tính theo giờ, và bào mòn đúng những người bạn muốn giữ. Tuyển thời vụ trực tiếp rẻ hơn theo giờ nhưng gánh trọn phần hợp đồng, huấn luyện, đào tạo. Thuê ngoài đẩy phần hành chính sang nhà cung cấp, đổi lại bạn gần như không biết hôm nay ai đang đứng trong kho mình.

Phần lớn đơn vị dùng cả ba. Sai lầm là chốt tỷ lệ theo từng tuần trong lúc đang bị dí, kiểu đó lần nào cũng nghiêng về tăng ca, vì đó là thứ dễ gật đầu nhất.

Mỗi người một hồ sơ, hợp đồng kiểu gì cũng vậy

Ngay khi nhân sự thời vụ và thuê ngoài nằm ngoài hồ sơ HR chính, ba thứ hỏng cùng lúc. Không xác minh được ai đã vào ca. Không kiểm được chứng chỉ. Không đối được hóa đơn với giờ công thật.

Để tất cả trong một hệ thống, gắn nhãn theo loại lao động. Bạn soạn hàng thời vụ và bạn soạn hàng chính thức cần hợp đồng khác nhau. Nhưng cần chung một dữ liệu chấm công, chung một mục xác nhận huấn luyện an toàn, chung một nhật ký ra vào.

Mấy thứ thật sự tạo rủi ro pháp lý

• Hợp đồng hoặc thỏa thuận với nhà cung cấp phải có trước ca đầu tiên, không phải sau
• Chứng chỉ còn hạn với bất kỳ ai đụng vào thiết bị
• Giờ làm và giờ nghỉ theo dõi y như nhân sự chính thức
• Một người bên bạn đứng tên phụ trách từng nhà cung cấp
• Quy định viết ra rõ ai duyệt tăng ca cho đội thuê ngoài

Không việc nào trong số này thú vị. Nhưng đó là phần quyết định một đợt thanh tra hay một vụ điều tra tai nạn sẽ diễn ra thế nào.

Đối hóa đơn bằng số liệu của mình

Nếu bản ghi giờ công duy nhất là bản nhà cung cấp gửi sang thì bạn đang trả tiền cho một con số ước lượng. Đơn vị nào cho đội thuê ngoài chấm công qua hệ thống của mình thường thấy chênh hai tới ba phần trăm. Tính theo ca thì nhỏ. Tính cả mùa thì không nhỏ.

Việc đối soát không cần cao siêu. Giờ bên bạn so với giờ trên hóa đơn, theo từng đội, từng tuần. Nêu khoảng chênh khi cao điểm còn đang chạy. Cãi nhau chuyện thanh toán vào tháng 2 là một cuộc nói chuyện tệ hơn nhiều.

Ghi lại trong tuần yên ắng ngay sau đó

Một trang giấy, viết trong tuần cao điểm vừa kết thúc. Nhu cầu thật sự là bao nhiêu. Tỷ lệ nhân lực đó tốn bao nhiêu. Ai bạn sẽ gọi lại. Quy trình gãy ở đâu. Trang đó hơn mọi bản dự báo khi chuẩn bị cho đợt sau, và là cách nhanh nhất để thôi coi một mùa nhìn thấy trước là tình huống khẩn cấp.

TalentOne để nhân sự thời vụ, thuê ngoài và chính thức trên cùng một dữ liệu chấm công, nên việc đối hóa đơn mất vài phút thay vì cả buổi chiều. Cần thì tụi mình mở ra xem thử với dữ liệu nhà cung cấp bên bạn.