KPI vận hành mà forwarder Việt Nam nên theo dõi hằng tháng

Phần lớn forwarder đo doanh thu trên mỗi lô hàng rồi thôi. Cũng dễ hiểu. Dữ liệu vận hành rải rác giữa file booking, phần mềm kế toán và bốn cái hộp mail. Nhưng công ty chỉ nhìn thấy doanh thu là công ty đang phản ứng với một kết quả không còn sửa được.

Năm tới tám con số, theo dõi cùng một cách mỗi tháng, ăn đứt cái dashboard không ai cập nhật. Đây là bộ để bắt đầu.

Bốn con số vận hành

• Số lô trên mỗi nhân sự vận hành. Thước đo năng lực đơn giản nhất. Tăng hai tháng liên tiếp thường là báo trước một vấn đề chất lượng hoặc một lá đơn nghỉ.
• Thời gian từ booking tới khi xong chứng từ. Chỗ độ trễ thật sự dồn lại, và là chỉ báo sớm cho khiếu nại của khách.
• Tỷ lệ ngoại lệ. Bao nhiêu phần trăm lô phải xử tay, phát hành lại chứng từ, đặt lại chỗ. Biên lợi nhuận âm thầm bốc hơi ở đây.
• Giao đúng ngày đã hứa với khách, không phải đúng lịch hãng tàu. Hai con số đó khác nhau, mà khách chỉ quan tâm một cái.

Bốn con số nhân sự hay bị bỏ qua

Chỉ số vận hành nói cho bạn biết chuyện gì đã xảy ra. Mấy con số nhân sự thường mới nói vì sao.

• Tăng ca chiếm bao nhiêu phần trăm tổng giờ, tách theo đội. Tăng ca mang tính cấu trúc là một quyết định nhân sự chưa ai nói thành lời.
• Tỷ lệ vắng ngoài kế hoạch. Hôm nay tăng thì nửa tháng nữa hiện ra thành một lô lỡ cut-off.
• Thời gian tuyển xong một vị trí vận hành, đếm từ lúc duyệt tới ngày nhận việc. Đếm tới ngày gửi offer thì đẹp số mà giấu mất phần bàn giao 30 ngày.
• Tỷ lệ trụ lại sau 90 ngày của người mới. Người ta nghỉ trong ba tháng đầu thì bạn trả tiền onboarding hai lần, cộng thời gian của người đã kèm.

Mấy nguyên tắc giữ cho bộ chỉ số sống

• Định nghĩa mỗi con số một lần, viết ra, kể cả phần loại trừ
• Giữ nguyên định nghĩa cả khi nó làm tháng đó trông xấu. Nhất là khi đó
• Mỗi con số một người phụ trách, người đó giải thích chứ không chỉ đi thu thập
• Xem cả bộ trong cùng một cuộc họp tháng, gói trong ba mươi phút
• Bỏ con số nào suốt hai quý không làm đổi quyết định nào

Bắt đầu bằng thứ đang nằm sẵn trên bàn

Đừng chờ một dự án dữ liệu. Bốn trong tám con số thường kéo được từ file booking với dữ liệu chấm công trong một tuần. Cứ theo dõi chưa chuẩn lắm trong ba tháng, mấy lỗ hổng trong dữ liệu của chính mình sẽ lòi ra, mà đó là cơ sở tốt hơn nhiều để quyết chuyện hệ thống so với một buổi demo.

Mấy forwarder mình thấy làm tốt chuyện này không dựng gì cao siêu. Họ chọn sáu con số, để trên một trang, và mở trang đó ra vào thứ Ba tuần thứ hai mỗi tháng.

TalentOne cho ra bốn con số nhân sự đó tự động, từ chính dữ liệu bạn vẫn giữ để tính lương. Muốn ghép thêm bốn con số vận hành thì thường chỉ cần một buổi nói chuyện ngắn xem dữ liệu booking bên bạn đang nằm ở đâu.