Sổ tay nhân viên cho SME nên có những gì

Thử nhanh một cái. Hỏi ba bạn trong công ty xem một năm được bao nhiêu ngày phép, và ai duyệt khi quản lý trực tiếp đi vắng. Ra ba câu trả lời khác nhau thì bạn đang có vấn đề về sổ tay, bất kể trong Drive có file sổ tay hay không.

Sổ tay không phải một thứ giấy tờ pháp lý. Nó là câu trả lời cho hai mươi câu hỏi mà nhân viên hỏi HR đi hỏi lại, viết ra một lần để không ai phải hỏi nữa.

Bắt đầu từ câu hỏi, đừng bắt đầu từ template

Bỏ hai mươi phút lướt lại tin nhắn gửi HR trong hai tháng gần nhất. Sẽ thấy đúng một nhúm câu hỏi lặp đi lặp lại. Còn bao nhiêu phép và đăng ký kiểu gì. Ngày trả lương, và mấy dòng trên phiếu lương nghĩa là gì. Ai duyệt cái gì. Nghỉ ốm thì làm sao. Tăng ca tính thế nào. Thử việc điều kiện ra sao.

Danh sách đó chính là mục lục của bạn. Một cái template tải về từ chỗ khác sẽ cho bạn mấy mục chưa ai từng hỏi, và thiếu đúng cái thứ mà riêng công ty bạn đang rối.

Viết ngắn đủ để có người đọc

Một chính sách dài hai trang toàn từ trang trọng thì không ai đọc, chỉ có luật sư trích dẫn. Nhắm vài dòng cho mỗi mục, viết bằng thứ tiếng người ta nói với nhau ở công ty.

So hai câu này. “Người lao động có trách nhiệm nộp đơn xin nghỉ phép trong thời hạn hợp lý, tùy thuộc yêu cầu công việc và sự phê duyệt của cấp quản lý.” So với: “Đăng ký nghỉ trước ít nhất 3 ngày làm việc. Quản lý trực tiếp duyệt. Quản lý đi vắng thì sếp của quản lý duyệt.”

Câu sau thực thi được vì ai cũng hiểu. Câu trước đẻ ra một cuộc trao đổi xem “hợp lý” nghĩa là gì.

Nói điều gì sẽ xảy ra, đừng nói điều gì được khuyến khích

Phần yếu nhất trong mọi cuốn sổ tay là phần mô tả giá trị cốt lõi. Phần mạnh nhất là phần mô tả hệ quả và quy trình. Đi trễ ba lần trong tháng thì sao? Khách phàn nàn về một bạn nhân viên thì ai đứng ra xác minh?

Không cần có luật cho mọi thứ. Nhưng chỗ nào đã có luật thì nói thẳng, kể cả phần nghe hơi khó chịu.

Giữ cho nó sống

Cuốn sổ tay hai năm không ai đụng vào còn tệ hơn không có, vì nhân viên học được rằng nó sai, rồi thôi tin luôn cả mấy phần vẫn còn đúng.

• Ghi ngày rà soát gần nhất ngay đầu mỗi mục
• Mỗi mục một người phụ trách, mỗi quý rà ba mục, thay vì cả năm rà một lần rồi thôi
• Để ở chỗ mọi người vẫn vào, đừng để trong một thư mục phải có người chỉ mới biết
• Đổi chính sách thì nói rõ đổi gì. Sửa im im trông giống chơi xấu, kể cả khi không có ý đó

Tám trang mà người ta tin hơn hẳn bốn mươi trang nằm im trong Drive. Nếu đang bắt đầu từ con số không, viết tám trang đó trong tháng này, phần còn lại để một câu hỏi thật đẩy nó ra.

TalentHR để sổ tay nằm cạnh chính cái số dư phép và luồng duyệt mà nó mô tả, nên chính sách với hành vi thật của hệ thống đi cùng nhịp. Đó thường là chỗ sổ tay hết hạn sử dụng trước tiên.