Quy trình tuyển dụng tinh gọn cho SME đang tăng trưởng

Công ty bốn mươi người tuyển một bạn, ba tháng sau không hợp. Ba tháng lương, thời gian của người đã kèm, mớ việc âm thầm không ai làm, rồi lại đăng tin tuyển đúng vị trí đó. Ở công ty bốn trăm người thì chuyện này bị nuốt mất. Ở bốn mươi người thì cả công ty cảm nhận được.

Đa số SME biết vậy mà vẫn tuyển y như cũ, vì cách làm khác nghe như phải có nguyên một bộ phận tuyển dụng. Không cần. Cần khoảng bốn tiếng chuẩn bị và đủ kỷ luật để hỏi cùng một bộ câu hỏi hai lần.

Chốt sáu tháng đầu người này phải làm được gì

Trước khi ai đó ngồi viết tin tuyển, bắt quản lý trả lời một câu, bằng chữ. Hết tháng thứ sáu, bạn này đã làm xong được cái gì?

Không phải danh sách đầu việc. Là kết quả cụ thể. “Chạy được kỳ lương hằng tháng mà tôi không phải kiểm lại” là một câu trả lời. “Hỗ trợ công tác nhân sự” thì không. Hai quản lý cùng nói cần một bạn HR generalist, hỏi kỹ ra mới thấy hai người muốn hai con người hoàn toàn khác nhau. Cách rẻ nhất để phát hiện là viết ra giấy, trước khi tin tuyển lên.

Đây cũng là chỗ bạn chấp nhận thứ mình sẽ không có. Một bạn vừa làm được lương, vừa tuyển dụng, vừa xử quan hệ lao động, vừa rành hệ thống HR, với mức lương công ty nhỏ, thì gần như không tồn tại. Chọn lấy hai thứ quan trọng nhất trong năm nay.

Giữ pipeline trong hai tuần

Ứng viên tốt đang nói chuyện với chỗ khác. Mỗi tuần bạn kéo dài là mất bớt vài người, và mất người mạnh nhất trước, vì họ nhiều lựa chọn nhất.

Hai tuần từ lần liên hệ đầu tới lúc gửi offer là làm được ở quy mô này, và phần lớn chỉ là bài toán xếp lịch. Đặt sẵn khung giờ phỏng vấn trước khi đăng tin. Bắt quản lý chừa cố định hai khung mỗi tuần. Trả lời mọi ứng viên trong ba ngày làm việc kể cả khi câu trả lời là không, vì một người bị từ chối tử tế là một người sẽ giới thiệu bạn cho người khác.

Có một thứ mình muốn cãi lại: cái quy trình bốn vòng phỏng vấn bê từ tập đoàn về. Ở bốn mươi người, vòng bốn hiếm khi cho bạn biết thêm gì so với vòng hai. Chỉ mất thêm một tuần.

Chấm mọi người bằng cùng một thước

Dùng chung một bộ câu hỏi cho mọi ứng viên và ghi câu trả lời ngay trong lúc phỏng vấn, đừng để xong rồi mới nhớ lại. Một bảng chấm bốn tiêu chí ăn đứt cái biểu mẫu dài mà không ai điền.

Lý do không nằm ở chuyện công bằng chung chung. Nó nằm ở chỗ trí nhớ tự sắp xếp lại. Hai ngày sau, người phỏng vấn duyên dáng sẽ được nhớ thành người trả lời hay, mà hai cái đó khác nhau. Ghi tại chỗ thì chuyện đó không xảy ra.

Và chốt trước luật ra quyết định. Ai quyết, hai người phỏng vấn không đồng ý nhau thì sao, và “cũng được” có tính là không. Phần lớn ca tuyển dụng dây dưa ở công ty nhỏ không phải vì quyết định khó. Vì quyết định đó không có chủ.

Một thứ nên kiểm lại sau sáu tháng

Mở lại tờ giấy quản lý viết lúc đầu. Bạn này có làm được mấy việc đó không? Nếu ba lần tuyển liên tiếp đều là không, thì vấn đề nằm ở phía trước buổi phỏng vấn.

TalentHR biến một offer được nhận thành checklist onboarding và hồ sơ nhân viên ngay trong ngày, nên hợp đồng, buổi định hướng và mốc thử việc đã được đặt trước khi người ta bước vào công ty. Chuyện nhỏ, nhưng đúng là phần hay rơi rụng trong một tháng bận.