Quản lý tăng ca công bằng mà không rối

Tăng ca là con số thật thà nhất trong một công ty. Nó chỉ ra việc thật sự đang nằm ở đâu, quản lý nào không biết từ chối, và đội nào đang chạy bằng thiện chí sắp cạn.

Đa số SME chỉ nhìn tới nó mỗi tháng một lần, lúc bộ phận lương cần con số. Tới lúc đó thì nó là khoản phải chi, không còn là tín hiệu để hành động.

Ghi nhận cùng một cách, lần nào cũng vậy

Vấn đề đầu tiên thường không phải số giờ. Là chuyện tăng ca được ghi theo ba kiểu khác nhau trong cùng một công ty. Một đội nhập vào hệ thống chấm công. Một quản lý ghi vào ghi chú điện thoại. Một phòng có thỏa thuận ngầm đổi giờ làm thêm lấy nghỉ bù sau, thứ không nằm trong bất kỳ bản ghi nào.

Chọn một cách và áp cho tất cả, kể cả mấy anh chị cấp cao mà bình thường không ai dám hỏi. Thỏa thuận miệng nghe rất tình cảm, cho tới lúc người ta nghỉ và đòi thanh toán số giờ đó, mà không ai chứng minh được đã thỏa thuận gì.

Chốt luật duyệt trước tháng cao điểm

Luật viết trong lúc đang cao điểm không phải luật, đó là giấy phép. Viết nó vào một tuần rảnh.

• Ai được duyệt tăng ca, và tới bao nhiêu giờ thì phải đẩy lên cấp trên
• Trần giờ mỗi tháng cho một người, và chạm trần rồi thì sao
• Trả tiền, nghỉ bù, hay để người đó chọn
• Báo trước bao lâu khi cần anh em ở lại làm thêm

Cái cuối hay bị quên mà quan trọng hơn cả đơn giá. Bị hỏi lúc 4 giờ chiều để ở lại tới 8 giờ tối khác hẳn với việc thứ Hai đã biết thứ Năm sẽ về muộn.

Đọc quy luật, đừng đọc tổng số

Có ba tháng dữ liệu ghi nhận nhất quán rồi thì sắp theo người và theo đội, rồi tìm hình dạng.

Cứ ba cái tên đó mỗi tháng thì không phải mùa bận. Đó là lỗ hổng nhân sự, hoặc một quản lý quen giao việc cho ai dễ gật. Một đội đều đặn gấp đôi mức trung bình công ty thường nghĩa là khối lượng việc đã chia lệch từ một năm trước và không ai xem lại. Còn một bạn đang top mấy tháng liền mà đột nhiên tăng ca về không thì thường là bạn đó đã nghỉ trong đầu rồi.

Mình sẽ coi tăng ca cao kéo dài là rủi ro mất người trước khi coi nó là vấn đề chi phí, dù vấn đề chi phí cũng có thật.

Một con số đáng theo

Tăng ca chiếm bao nhiêu phần trăm tổng giờ, theo từng đội, từng tháng. Đừng theo số tiền, vì số tiền nhảy theo mỗi đợt điều chỉnh lương và che mất xu hướng.

Phần trăm đó ổn định và thấp thì việc bố trí của bạn đang chạy. Nó leo hai tháng liên tiếp thì có gì đó về cấu trúc vừa đổi, và tăng ca chỉ là chỗ đầu tiên nó lộ ra.

TalentHR nối phê duyệt, giờ đã ghi nhận và dòng trên bảng lương vào một mạch, nên tăng ca thôi là đợt đối soát cuối tháng và thành thứ bạn nhìn thấy lúc nó đang diễn ra. Bản đó mới đáng có.