Phép tồn cuối năm: xử lý từ tháng 10, đừng để tới tháng 12

Nó tới rất đúng hẹn. Khoảng đầu tháng 12, ai đó chạy báo cáo phép và phát hiện một phần tư công ty gần như chưa nghỉ ngày nào trong năm, mà phần lớn trong số đó muốn nghỉ dồn từ ngày hai mươi tới ba mươi mốt.

Rồi tới ba lựa chọn đều dở: cho nghỉ hết rồi chạy cả tháng với đội hình mỏng dính, không cho nghỉ và ôm một đống ấm ức, hoặc quy ra tiền và gánh một khoản chi không ai dự trù.

Cả ba đều không phải chuyện của tháng 12. Đó là chuyện của tháng 10 mà không ai mở ra xem vào tháng 10.

Chạy báo cáo ngay bây giờ, và nhìn hình dạng của nó

Kéo số ngày phép còn lại theo từng người rồi sắp giảm dần. Danh sách thường tách thành ba nhóm, và mỗi nhóm cần một cách xử lý khác nhau.

Trên đầu danh sách sẽ có hai ba người gần như còn nguyên phép. Đây không phải tiết kiệm. Thường đó là người tin rằng mình nghỉ thì công việc đứng, và đó là một rủi ro đang nằm chình ình ra đó. Số phép của họ là lời cảnh báo về chuyện một việc chỉ một người làm được, không phải là chuyện xếp lịch.

Nhóm giữa còn năm tới mười ngày và chưa có kế hoạch gì. Họ sẽ nghỉ vào tháng 12, trừ khi bạn hỏi họ ngay từ bây giờ. Việc hỏi sớm chính là toàn bộ phần can thiệp.

Cuối danh sách là những người đã hết phép, trong đó sẽ có người xin nghỉ không lương vào tháng 12. Hãy quyết trước câu trả lời cho tình huống đó, đừng để bị hỏi ngoài hành lang rồi mới nghĩ.

Chốt một quy định và nói ra trong tháng 10

Nội dung quy định không quan trọng bằng thời điểm nói. Cách nào cũng chạy được: cho chuyển tối đa năm ngày sang tới tháng 3, không cho chuyển và hết năm là mất, hoặc quy ra tiền theo một mức công bố sẵn. Cái không chạy được là không có quy định nào cả, vì khi đó mỗi trường hợp thành một cuộc thương lượng với quản lý, mà quản lý thì quyết theo cảm giác của cuộc nói chuyện hôm đó.

Chọn cách nào cũng được, nhưng phải viết ra, gửi trong tháng 10, và bảo đảm con số mỗi người nhìn thấy là số dư phép của chính họ. Một thông báo chính sách mà không kèm con số cá nhân thì chỉ là tiếng ồn nền.

Chuyện xếp người là chuyện khác, và dễ hơn

Khi mọi người bắt đầu đăng ký, bạn cần một ràng buộc đơn giản cho từng đội thay vì xét từng ca. Kiểu như: mỗi đội không quá một phần ba nghỉ cùng lúc, và việc nào có tiếp xúc khách hàng thì phải có người trực thay có tên cụ thể. Ai đăng ký trước được trước.

Công bố cái đó cùng lúc với quy định phép. Nó biến tháng 12 từ một hàng dài đơn xin nghỉ thành một cái lịch mà mọi người tự nhìn được.

Một thứ đáng kiểm lại sau đó

Sang tháng 1, xem ai là người năm thứ hai liên tiếp kết thúc năm với số phép tồn lớn. Hai năm liền thì không còn là chuyện lỡ lịch. Hoặc người đó đang gánh một việc không ai thay được, hoặc quản lý của họ đang ngầm không khuyến khích nghỉ phép. Cả hai đều đáng ngồi lại nói chuyện, và cả hai đều rẻ hơn nếu xử lý vào tháng 1 thay vì đợi tới tháng 12 năm sau.

TalentHR cho xem số dư phép của từng người và cho anh em tự đăng ký trong một hạn mức đội mà bạn set một lần, để tháng 12 thôi cảnh xếp hàng trước bàn bạn. Tháng 10 là lúc bật, nếu định bật.