Đưa dữ liệu nhân sự lên cloud: SME nên kiểm tra những gì về bảo mật

Chuyển hồ sơ nhân sự lên phần mềm cloud giúp SME gọn hơn hẳn so với Excel và tủ hồ sơ. Nhưng dữ liệu nhân viên là dữ liệu cá nhân — lương, số CCCD, thông tin gia đình — nên trước khi chọn nhà cung cấp, có vài thứ về bảo mật nên hỏi cho rõ.

Bắt đầu từ phân quyền theo vai trò

Không phải ai trong công ty cũng nên xem được mọi thứ. HR có thể cần quyền rộng, quản lý chỉ cần dữ liệu đội mình, còn nhân viên chủ yếu xem thông tin của chính họ. Hỏi xem hệ thống có phân quyền theo vai trò rõ ràng không — đây là lớp bảo vệ cơ bản nhất.

Nhật ký thay đổi và sao lưu

• Lịch sử thay đổi: hệ thống đáng tin nên cho biết dữ liệu được ai tạo, sửa, duyệt và vào lúc nào. Khi có sự cố, đây là thứ giúp truy ra nguyên nhân.
• Sao lưu: hỏi rõ dữ liệu được sao lưu thế nào và khôi phục ra sao nếu có trục trặc.
• Xuất dữ liệu: đảm bảo bạn luôn lấy lại được dữ liệu của mình khi cần, không bị “khóa” trong một nhà cung cấp.

Đăng nhập an toàn và xử lý khi nghỉ việc

Kiểm tra cách hệ thống bảo vệ đăng nhập (mật khẩu mạnh, xác thực hai lớp) và quan trọng không kém: khóa tài khoản ngay khi nhân viên nghỉ việc. Tài khoản của người đã rời công ty mà vẫn mở là lỗ hổng SME hay quên.

TalentHR (sản phẩm HRM của Talent Solution) gom hồ sơ, chấm công, nghỉ phép và chuẩn bị lương về một nơi, với phân quyền theo vai trò và nhật ký thay đổi — để dữ liệu nhân sự vừa tiện dùng vừa được kiểm soát. Việc bảo vệ dữ liệu cá nhân nay cũng đã có quy định riêng, nên chọn nhà cung cấp làm nghiêm túc chuyện này là điều nên ưu tiên.