Hồ sơ nhân sự bắt đầu loạn từ khoảng năm mươi người

Một chị HR kể lại buổi chiều tệ nhất của chị như thế này. Ngân hàng gọi tới xác minh thu nhập cho một bạn nhân viên đang vay. Chị biết con số. Cái chị không làm được, trong hai mươi phút bên kia chờ máy, là tìm ra bản hợp đồng có chữ ký để chứng minh con số đó. Ba thư mục trên Drive đều có file. Hai file là bản scan của cùng một trang. Một file bị ai đó đổi tên, mà người đó nghỉ từ tháng Ba.

Lúc đó công ty có bốn mươi tám người.

Con số đó không phải ngẫu nhiên. Dưới ba mươi người, một người nhớ hết mọi thứ, và trí nhớ là một hệ thống lưu trữ hoàn toàn ổn. Qua mốc năm mươi, trí nhớ hết co giãn được, và cách làm cũ bắt đầu đẻ ra những buổi chiều như vậy.

Cái gì hỏng trước

Hiếm khi là mấy giấy tờ lớn. Hợp đồng lao động thì kiểu gì cũng có, vì kế toán sẽ đòi cho bằng được. Thứ rơi rụng là mọi thứ xung quanh nó.

Phụ lục hợp đồng và quyết định điều chỉnh lương, nằm trong email. Biên bản đánh giá thử việc, không nằm ở đâu cả. Chứng chỉ hết hạn mà không ai theo dõi. Số điện thoại người thân thu thập một lần lúc onboarding rồi thôi, nên số bạn gọi khi có tai nạn là số của người yêu cũ.

Quy luật khá đều: giấy tờ sinh ra lúc tuyển thì còn, giấy tờ sinh ra sau đó thì trôi.

Vấn đề không nằm ở Google Drive

Phản xạ đầu tiên của hầu hết đội là dựng lại cây thư mục. Quy ước đặt tên mới, phân cấp mới, một cái email thông báo file nào để đâu. Chạy được chừng sáu tuần.

Lý do nó hỏng là vì thư mục không nói cho bạn biết cái gì đang thiếu. Bạn mở Drive lên, thấy ba nghìn file, trông rất khỏe mạnh. Không có dòng nào trên màn hình cho biết mười một bạn chưa từng có biên bản kết thúc thử việc, hay bốn chứng chỉ vận hành đã hết hạn từ quý trước. Trong thư mục, cái thiếu là cái vô hình. Đó mới là vấn đề thật, và dọn dẹp cỡ nào cũng không chữa được.

Thứ bạn cần là góc nhìn ngược lại: một danh sách con người, và với mỗi người, giấy tờ đáng lẽ phải có so với giấy tờ thực sự đang có.

Dọn một lần cho ra tấm ra món

Nếu đã làm thì làm theo thứ tự này. Công ty năm mươi người mất khoảng một tuần, mà phần lớn thời gian là đi đòi bốn năm bạn không bao giờ nộp gì.

• Viết ra bộ giấy tờ bắt buộc mỗi nhân viên phải có. Giữ dưới tám mục. Nếu danh sách của bạn dài hai mươi mục thì đó là mong muốn, không phải chuẩn bạn sẽ thực thi được.
• Dựng bảng lưới: cột dọc là người, cột ngang là loại giấy tờ. Giai đoạn này Excel là đủ.
• Điền theo đúng hiện trạng. Chưa sửa gì cả, chỉ đánh dấu chỗ trống.
• Nhìn quy luật trước khi đi đòi. Nếu ba mươi người cùng thiếu một loại biểu mẫu thì vấn đề nằm ở cái biểu mẫu, không nằm ở ba mươi người đó.
• Gán người phụ trách và hạn cho từng ô trống, rồi đóng dần. Ô nào sau hai tuần vẫn mở thì cần một quyết định, không cần thêm một lời nhắc.

Sản phẩm cuối cùng là cái bảng lưới, không phải cây thư mục. Có nó rồi thì mỗi tháng rà mất mười lăm phút, và bạn không bao giờ phải trải qua thêm một cuộc điện thoại hai mươi phút nào nữa.

Giữ cho nó đừng loạn lại

Hai thói quen làm gần hết việc. Một, không lưu hồ sơ theo kiểu bù sau. Giấy tờ phải được thu ngay lúc ký, bởi chính người ký, còn không thì sẽ chẳng bao giờ thu được. Hai, có người rà lại bảng lưới vào một ngày cố định mỗi tháng, kể cả khi không có gì thay đổi. Nhất là khi không có gì thay đổi.

Nghe kém hấp dẫn hơn việc triển khai một hệ thống mới, nhưng đó đúng là thứ phân biệt công ty có hồ sơ chắc với công ty bị một cú điện thoại từ ngân hàng làm hỏng cả buổi chiều.

TalentHR cho bạn cái bảng lưới thay vì cây thư mục. Từng người, từng loại giấy tờ bắt buộc, và chỗ nào đang trống. Nếu hồ sơ bên bạn đang nằm trên Drive thì báo cáo đầu tiên đọc hơi khó chịu. Đó mới đúng là ý nghĩa của nó.