Bỏ Excel để chuyển sang phần mềm HR: tháng đầu thật ra ra sao

Nhà cung cấp mô tả quá trình triển khai bằng danh sách tính năng lên sóng. Nhìn từ bên trong thì tháng đầu không giống vậy chút nào. Nhìn từ bên trong, nó giống việc phát hiện ra quy trình nhân sự của mình lâu nay được giữ cho không sập bằng trí nhớ của đúng một người.

Đây là phiên bản thật hơn, dựa trên cách mọi chuyện thường diễn ra ở công ty bốn mươi đến hai trăm người.

Tuần một là dữ liệu, và tệ hơn bạn tưởng

Bạn xuất dữ liệu ra và lập tức thấy cùng một người xuất hiện thành Nguyễn Văn A, NV A, và A Nguyễn ở ba file khác nhau. Ngày vào làm trên hợp đồng lệch với ngày trên file lương. Mười một bạn không có ngày kết thúc thử việc, dù rõ ràng đã kết thúc từ lâu.

Chuyện đó là bình thường, và đây cũng là tuần đáng giá nhất của cả dự án. Từng cái lệch đó lâu nay vẫn đang lấy đi của bạn một thứ gì đó, chỉ là âm thầm. Bạn không nhìn ra được khi chúng nằm rải rác ở các file riêng.

Có một quyết định quan trọng hơn mọi quyết định khác ở đây: chọn ra nguồn dữ liệu chuẩn cho từng trường thông tin, trước khi bắt đầu, và viết ra giấy. Ngày vào làm lấy theo hợp đồng. Mức lương lấy theo phụ lục ký gần nhất. Số điện thoại lấy theo cái người đó xác nhận trong tuần này. Không có quy tắc đó thì đợt dọn dữ liệu sẽ biến thành cuộc cãi nhau xem file nào đúng hơn, mà cuộc cãi đó không có hồi kết.

Tuần hai yên ắng, và đó là dấu hiệu xấu

Cấu hình được làm, hệ thống bắt đầu trông ra dáng, dự án có cảm giác đang chạy tốt. Trong khi đó chưa ai ngoài nhóm dự án đụng vào nó.

Hãy dùng tuần này để đưa năm người thật vào làm một việc thật. Không phải demo. Một đơn nghỉ phép thật, từ một bạn nhân viên thật, người không hề tham gia vào việc chọn phần mềm. Những gì bạn đó nói trong mười phút đầu sẽ cho bạn biết nhiều hơn cả danh sách cấu hình cộng lại.

Tuần ba là lúc mọi thứ tệ đi

Đội nào mình từng thấy cũng rơi vào đúng cái hụt này. File Excel cũ vẫn chạy vì mọi người còn tin nó. Hệ thống mới cũng chạy vì đáng lẽ phải chạy. Thế là có hai hệ thống, cả hai đều được cập nhật nửa vời, và khối lượng việc thì nhân đôi.

Cú hụt đó không có nghĩa dự án thất bại. Nó có nghĩa bạn chưa tắt cái nào đi cả. Hãy chọn một ngày, thông báo ngày đó, và đúng hôm đó chuyển file Excel sang chế độ chỉ đọc. Không xóa. Chỉ đọc. Mọi người cần nhìn thấy nó vẫn còn đó và đã ngừng nhúc nhích.

Đội nào bỏ qua bước này thì chạy song song tám tháng rồi kết luận là phần mềm không dùng được.

Tuần bốn là thói quen, không phải tính năng

Tới đây câu hỏi không còn là hệ thống có chạy được không. Câu hỏi là mười hai người cần dùng nó hằng tuần có thật sự dùng hay không.

Mấy thứ quyết định chuyện đó đều rất tầm thường. Quản lý có duyệt phép trên hệ thống, hay vẫn nhắn một câu trong nhóm rồi để HR nhập hộ. Người làm lương có xuất dữ liệu từ hệ thống, hay vẫn giữ một bản riêng vì chưa tin. Nhân viên mới có được nhập ngay ngày đầu, hay dồn lại nhập một lượt cuối tháng.

Cứ nhìn ba hành vi đó. Chúng dự báo kết quả chính xác hơn mọi biểu đồ tỷ lệ sử dụng.

Ngày thứ ba mươi, thế nào là thành công

Không phải là chuyển xong hết dữ liệu. Cũng không phải bật hết tính năng. Thành công ở ngày thứ ba mươi hẹp hơn nhiều: một quy trình chạy trọn vẹn trên hệ thống mới mà không có gì chạy song song bên cạnh, file cũ đã chuyển sang chỉ đọc, và bạn gọi được tên người chịu trách nhiệm cho từng phần còn dở.

Phần còn lại là chuyện của tháng thứ hai.

Nếu bạn đang ở đâu đó giữa cái tháng này, TalentHR nhập từ file Excel và chỉ ra chỗ trùng, chỗ ngày tháng đá nhau, trước khi bạn chốt bất cứ thứ gì. Đọc danh sách đó ở tuần một vẫn dễ chịu hơn đọc ở tuần ba.